SMM-специалист ушёл, паролей нет: чек-лист передачи аккаунтов и как не остановить публикации

Выпишите в таблицу каждый аккаунт и сервис: страницы и сообщества (ВКонтакте, Telegram-канал, Instagram, Дзен), рекламные кабинеты, сервисы отложенной публикации, редакторы картинок, облако с фото, почта и номер телефона, на которые всё это зарегистрировано. Напротив каждого — кто владелец сейчас, есть ли у вас вход, привязан ли ваш номер. Без списка вы вернёте половину и вспомните об остальном, когда оно пропадёт.

Во ВКонтакте у сообщества есть владелец — его не может снять ни один администратор, и только он может передать сообщество другому аккаунту; в Telegram-канале — создатель канала с правом передачи; в Instagram владелец — тот, кто держит почту и номер аккаунта. Проверьте, что владелец — вы или ваш аккаунт, а не личная страница бывшего сотрудника. Если владелец он — попросите передать права сегодня, пока он на связи; это одна кнопка в настройках сообщества или канала.

На всех аккаунтах, где вход есть: сменить пароль, сменить привязанную почту и номер на свои, включить двухфакторную защиту, проверить список активных сессий и устройств и завершить чужие. Снять бывшего сотрудника из администраторов сообществ, из рекламных кабинетов и из сервисов планирования. Это занимает час и закрывает самую частую потерю — аккаунт, к которому через месяц «вдруг» нет доступа.

Попросите передать в одно облако: фото и видео (исходники, не сжатые из мессенджера), тексты и заготовки, контент-план, логотип и шрифты, доступы к платным подпискам, список запущенных и остановленных рекламных кампаний с бюджетами. Всё, что лежит в личном облаке или на личном компьютере исполнителя, после его ухода будет недоступно — договоритесь о передаче в письменной форме, даже если отношения хорошие.

Пока ищете замену, аккаунты не должны замолчать. Минимум: два поста в неделю по заготовкам — ответ на вопрос клиента и служебный пост с окнами записи, — поставленные отложенной публикацией средствами площадки. Возьмите последние двадцать вопросов клиентов из переписки и последние работы с фото: этого хватает на четыре недели. Регулярные ответы на сообщения важнее постов — назначьте того, кто отвечает в течение дня.

Направьте бывшему сотруднику письменное требование вернуть доступы с указанием срока (письмо на почту и в мессенджер, копию — себе). Параллельно обращайтесь в поддержку площадок с подтверждением прав на бизнес: документы компании, совпадение названия и адреса, привязанный корпоративный номер или почта, чеки за рекламу с вашего юрлица. Восстановление занимает дни, а не часы, поэтому не откладывайте. Угрозы в переписке не ускоряют — только письменная форма и спокойный тон.

С новым исполнителем закрепите в договоре или приложении: все аккаунты регистрируются на почту и номер компании; владелец сообществ — аккаунт компании; исполнитель — администратор с ограниченными правами; материалы хранятся в облаке компании; при расторжении — передача в течение трёх рабочих дней по списку. Это не про недоверие — про то, что аккаунты бизнеса принадлежат бизнесу.

Поставьте в календарь квартальную проверку по таблице из шага 1: кто владелец, кто администратор, какие сессии активны, что оплачено с чьей карты. Пятнадцать минут раз в три месяца — и следующий уход исполнителя будет обычной сменой сотрудника, а не неделей восстановления.